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Datenschutz Konsilanfragen externer Einrichtungen

Im Folgenden möchten wir der Informationspflicht gemäß Artikel 13 und 14 DSGVO nachkommen.

Sie möchten eine Konsilanfrage an einen Arzt1 an einer unserer Kliniken im UKM stellen, Ihre Patienten zur Tumorkonferenz des Westdeutschen Tumorzentrums Netzwerkpartner Münster (WTZ) anmelden oder ein Konsil im Rahmen der COVID-19-Vorstufe des Virtuellen Krankenhauses (nachfolgend: VKH) oder der Indikationen des Zentrums für Seltene Erkrankungen des UKM anfragen. Im Folgenden möchten wir Sie darüber informieren, wie mit Ihren personenbezogenen Nutzerdaten bzw. den Daten Ihrer Patienten im UKM umgegangen wird.

Im Falle einer Konsilanfrage wird Ihnen als anfragender Einrichtung das Formular „Konsilanfragen externer Einrichtungen“ als ausfüllbares PDF übermittelt, welches die für eine Anlage des Patienten im internen Krankenhausinformationssystem (KIS) notwendigen Pflichtangaben enthält. Das Formular beinhaltet die Kontaktdaten der betreffenden UKM-Einrichtung inkl. klinikspezifischer Informationen. Alternativ kann das Formular „Konsilanfragen externer Einrichtungen“ der jeweiligen UKM-Einrichtung durch Sie als die konsilanfragende Einrichtung über die UKM-Homepage heruntergeladen und bereits zum Zeitpunkt der Anfrage ausgefüllt an die Kontaktdaten der jeweiligen UKM-Einrichtung übermittelt werden (via sichere E-Mail, Fax, Post).

Besonderheit Online-Formular: 

Soweit bereits für vereinzelte UKM-Einrichtungen die Möglichkeit zur Ausfüllung und Absendung eines Online-Formulars (z.B. im Rahmen der Anmeldung von Patienten zu Tumorkonferenzen des WTZ oder im Rahmen der COVID-19-Vorstufe des VKH oder im Rahmen der Indikationen des Zentrums für Seltene Erkrankungen des UKM) über die UKM-Homepage etabliert wurde, erfolgt die Kontaktaufnahme durch Sie als konsilanfragende Einrichtung zwingend über dieses Online-Formular.

Nachfolgend wird über die Nutzung des Formularblattes bzw. des Online-Formulars sowie den Umgang mit den übermittelten Nutzer- und Patientendaten informiert.

1. Welche Daten / Datenarten sind konkret betroffen?

Es werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

  • Stammdaten des Konsilanfragenden und Name der konsilanfragenden Einrichtung/Abteilung,
  • Stammdaten der Patienten bzw. seiner Angehörigen (z.B. Vorname, Nachname, Adresse),
  • Behandlungs- und Versichertendaten des betroffenen Patienten,
  • Kontaktdaten des Konsilanfragenden sowie der Patienten bzw. (optional) seiner Angehörigen (z.B. E-Mail, Telefonnummern),
  • Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, medizinische Bildaufnahmen).

2. Verarbeitungszwecke

Die o.g. personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um mit der anfragenden Einrichtung Konsile zu externen Patienten vorbereiten bzw. durchführen und das Konsilergebnis übermitteln zu können. Die Daten werden am UKM in die Behandlungsdokumentation gem. § 630f BGB ins KIS übernommen.

Falls erforderlich werden die Daten zu Abrechnungszwecken an die zuständige Krankenkasse übermittelt bzw. zur anderweitigen Abrechnung eines Konsils durch das UKM genutzt.

Für die COVID-19-Vorstufe des VKH und die Indikationen des Zentrums für Seltene Erkrankungen des UKM gilt, dass die personenbezogenen Daten durch die externe konsilanfragende Einrichtung zur Nutzung einer Austauschplattform (Telekonsil mit zertifiziertem Videodienstanbieter, elektronische Fallakte) bereitgestellt gestellt werden, um den Expertenaustausch zu ermöglichen. Die Austauschplattform verfolgt nicht den Zweck, die Behandlungsdokumentation gem. § 630 f BGB zu führen. Dies erfolgt ausschließlich im KIS.

3. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung

Die Datenübermittlung der konsilanfragenden Einrichtung liegt in deren Verantwortung. Die Rechtsgrundlage für die Übermittlung der personenbezogenen Patientendaten ist im Rahmen eines Konsils und für die Verarbeitung im UKM Art. 9 Abs. 2 lit. h und Abs. 3 DSGVO

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Kontaktdaten der meldenden Person der externen Einrichtung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Nutzung personenbezogener Daten im berechtigten Interesse des UKM

Die in Punkt 1 genannten Daten/Datenkategorien werden gegebenenfalls zur Erstellung von Statistiken, Kalkulationen oder Planungsrechnungen genutzt. Das UKM sorgt durch technische und organisatorische Maßnahmen dafür, dass die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen geschützt werden.

5. Empfänger

Die genannten personenbezogenen Daten werden am UKM erhoben und verarbeitet. Falls erforderlich, werden die Daten zu Abrechnungszwecken an die zuständige Krankenkasse übermittelt.

6. Dauer der Speicherung

Die personenbezogenen Daten der Patienten sowie der meldenden Person werden am UKM in die Patientenakte des KIS übernommen und 30 Jahre lang gespeichert.

Im Falle der COVID-19-Vorstufe des VKH und der Indikationen des Zentrums für Seltene Erkrankungen des UKM wird der Konsilbogen nach Abschluss des Falles und Übermittlung der erforderlichen Daten in das KIS des UKM gelöscht.

7. Bereitstellung von personenbezogenen Daten

Die Bereitstellung der in Punkt 1 genannten Daten ist für die Nutzung der Austauschplattform (die COVID-19-Vorstufe des VKH und die Indikationen des Zentrums für Seltene Erkrankungen des UKM betreffend) sowie für die Vorbereitung und Durchführung von Konsilen erforderlich. Ohne eine Bereitstellung kann kein Expertenaustausch erfolgen.

8. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Universitätsklinikum Münster
Albert-Schweitzer- Campus 1, Gebäude D5
48149 Münster
+49 251 83-55555
info@ukmuenster.de

9. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Universitätsklinikum Münster
Datenschutzbeauftragter
UKM Albert-Schweitzer-Campus 1
48149 Münster
datenschutz@ukmuenster.de

10. Hinweise auf Rechte der Betroffenen

Gemäß Art. 13 Abs. 2 lit. b der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) haben Sie das Recht auf

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO und § 34 BDSG)  Widerspruch (Art. 21 DSGVO und § 36 BDSG)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO und § 35 BDSG)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Zur Geltendmachung der genannten Rechte nutzen Sie bitte das Formular, das unter folgender Adresse im Internet abrufbar ist: www.betroffenenrechte.ukmuenster.de .

Alternativ können Sie sich das Formular in Papierform an der Pforte der Verwaltung, Albert-Schweitzer-Campus 1, Gebäude D 5 (Domagkstraße 5) aushändigen lassen.

Weiterhin haben Sie das Recht, Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzulegen:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Postfach 20 04 44 40102 Düsseldorf

Tel.: 0211/38424-0