Nutzung des VITAS Telefonassistenten am UKM

Hinweise Datenverarbeitung bei Nutzung des VITAS Telefonassistenten am UKM

1. Umfang der Datenverarbeitung
Das UKM nutzt den VITAS Telefonassistenten der VITAS GmbH, Zollhof 7, 90443 Nürnberg, der basierend auf einer künstlichen Intelligenz in der Lage ist, Anrufe für uns entgegenzunehmen und alle für die Bearbeitung Ihres Anliegens notwendigen Daten in einem natürlichen Gesprächsfluss zu erfragen. Ihre persönlichen Daten werden dabei aufgenommen und in Textform umgewandelt, um unserem Team anschließend in übersichtlicher Form zur Verfügung gestellt zu werden. Der Telefonassistent gewährleistet unsere telefonische Erreichbarkeit für Sie.
Welche Daten der VITAS Telefonassistent in unserem Auftrag erhebt, bestimmen wir als Verantwortliche für die Datenverarbeitung vorab bei der Konfiguration des Telefonassistenten. Welche Daten Sie dem Telefonassistenten im Gesprächsverlauf mitteilen möchten, bestimmen Sie selbst.
Daten, die erhoben werden, können unter anderem sein:

• Anschrift
• Name (Nachname und Vorname)
• Ihre E-Mail-Adresse
• Ihr Geburtsdatum
• Ihre Mobilfunknummer oder Ihre Festnetznummer
• Biometrische Daten (Art. 4 Nr. 14 DSGVO) in Form Ihrer Sprachaufnahme

Je nach Anrufanliegen variieren die Daten, die erhoben werden. Die Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens verwendet.
Die VITAS GmbH setzt für die Bereitstellung der Dienstleistung Auftragsverarbeiter ein. Dies kann dazu führen, dass die genannten Daten in ein Land übermittelt werden, welches nicht die gleichen Datenschutzstandards wie die Europäische Union gewährleistet. In diesem Fall stellt die VITAS GmbH sicher, dass die Dienstleister vertraglich oder auf andere Weise ein gleichwertiges Datenschutzniveau garantieren. Sie haben das Recht, über die geeigneten Garantien gemäß Art. 46 DSGVO unterrichtet zu werden. Gerne können Sie von der VITAS GmbH eine Kopie dieser Garantien anfordern.
Detaillierte Informationen zur Datenverarbeitung durch die VITAS GmbH finden Sie hier: https://www.telefonassistent.de/datenschutz

2. Verantwortliches Unternehmen
Universitätsklinikum Münster
Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR)
Albert-Schweitzer-Campus 1, Gebäude D5
48149 Münster

3. Kontaktdaten des UKM Datenschutzbeauftragten
Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des UKM lauten:
Universitätsklinikum Münster
Datenschutzbeauftragter UKM
Albert-Schweitzer-Campus 1, Gebäude D 5
48149 Münster
datenschutz@ukmuenster.de

4. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bereitstellung des telefonischen Sprachassistenten als Dienstleistung, die zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
Soweit für die Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person eingeholt werden, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. bzw. Art 9 Abs. 2 lit.a DSGVO, wenn biometrische Daten betroffen sind.

5. Zweck der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung dient dem Zweck der Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit des UKM und der zeitsparenden Bearbeitung Ihrer Anliegen.

6. Dauer der Speicherung
Ihre persönlichen Informationen werden solange gespeichert, wie dies erforderlich ist, um die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke zu erfüllen oder wie dies gesetzlich vorgeschrieben ist, z.B. für Steuer- und Buchhaltungszwecke. Nach maximal 3 Wochen werden die personenbezogenen Daten sowie die Aufzeichnung unwiderruflich gelöscht.

7. Widerruf und Betroffenenrechte
Sie haben das Recht jederzeit die datenschutzrechtliche Einwilligung rückgängig zu machen (zu widerrufen). Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. (Widerruf mit Wirkung für die Zukunft). Richten Sie den Widerruf an den*die Verantwortliche.

8. Hinweis auf Rechte der Betroffenen
Gemäß Art. 13 Abs. 2 lit. b der Datenschutzgrundverordnung haben Sie das Recht auf

• Auskunft (Art 15 DSGVO und § 34 BDSG)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO und § 36 BDSG)
• Datenübertragbarkeit (Art 20 DSGVO)
• Löschung (Art 17 DSGVO und § 35 BDSG)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art 18 DSGVO)
• Berichtigung (Art 16 DSGVO)

Zur Geltendmachung der genannten Rechte nutzen Sie bitte das Formular, das hier abrufbar ist. 

Alternativ können Sie sich das Formular in Papierform an der Pforte der Verwaltung, Albert-Schweitzer-Campus 1, Gebäude D 5 (Domagkstraße 5) aushändigen lassen.
Weiterhin haben Sie das Recht, Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzulegen:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Postfach 20 04 44 40102 Düsseldorf
+49 211 38424-0