Klare Rollen, schnelle Entscheidungen – Neue Abläufe in interdisziplinärer Notaufnahme am UKM etabliert

Genau hier setzt ein Rollenkonzept an, das das Team der INA in den vergangenen zwei Jahren Schritt für Schritt entwickelt und erfolgreich etabliert hat. Hinter Begriffen wie EPIC, KOPF, WAKO oder DNP stehen definierte Funktionen, die heute fest zum Arbeitsalltag gehören – und die Zusammenarbeit in der Notaufnahme spürbar verändert haben. 

„Am Anfang entstand das tatsächlich eher aus Spaß“, erinnert sich Prof. Philipp Kümpers, Ärztlicher Leiter der UKM-Notaufnahme. „Wir haben in der INA schon lange eine gewisse Tradition mit Akronymen – das passte einfach zu uns. Aber schnell wurde daraus mehr: ein strukturiertes Konzept mit echtem Mehrwert für den Alltag.“

Verantwortung sichtbar machen

Den Auftakt machte Anfang 2024 die Einführung der Rolle EPIC – Emergency Physician in Charge. Dahinter steht die diensthabende Oberärztin bzw. der diensthabende Oberarzt der Notaufnahme. EPIC übernimmt die medizinische Gesamtkoordination einer Schicht und ist zentrale Ansprechperson für medizinische Entscheidungen.

Parallel wurde die Rolle KOPF – koordinierende Pflegekraft geschaffen. Sie bildet das pflegerische Pendant dazu und übernimmt die organisatorische Letztverantwortung im laufenden Betrieb. Dazu gehören unter anderem die Steuerung der Bettenbelegung, die Einteilung der pflegerischen Mitarbeitenden sowie die Sicherstellung, dass Räume und technische Ausstattung jederzeit einsatzbereit sind.

„Wir wollten bewusst jemanden aus der Pflege haben, der während der Schicht den Überblick behält“, erklärt Sophia Mühlenkamp, Pflegerische Leiterin der Notaufnahme. „Die Stationsleitungen sind stark in das Management der Station eingebunden und können diese operative Rolle nicht dauerhaft übernehmen. Dafür braucht es eine erfahrene Person, die mitten im Geschehen den Hut aufhat.“ Die koordinierende Pflegekraft ist heute zentrale Schaltstelle innerhalb der Notaufnahme – insbesondere dann, wenn viele Entscheidungen gleichzeitig getroffen werden müssen.

Aus dem Team für das Team entwickelt

Auf EPIC und KOPF folgten zwei weitere Rollen – entwickelt nicht am Schreibtisch, sondern direkt aus dem Team heraus. Im Rahmen gemeinsamer Workshops entstanden WAKO und DNP. Die Rolle WAKO – Wartezimmerkoordinatorin bzw. -koordinator konzentriert sich auf den sogenannten fußläufigen Bereich der Notaufnahme. Dort begleitet sie die Abläufe rund um Selbstvorsteller– also Patientinnen und Patienten, die eigenständig in die INA kommen. Der WAKO behält Wartezeiten, Untersuchungen und Prioritäten im Blick, koordiniert notwendige Diagnostik und sorgt dafür, dass Patientinnen und Patienten strukturiert durch den Behandlungsprozess geführt werden. Gerade in stark frequentierten Phasen sorgt diese Rolle für Orientierung – sowohl im Team als auch für Wartende. „Für den WAKO haben wir nach einem Jahr sogar eine Umfrage im Team gemacht“, berichtet Kümpers. „Die Rückmeldungen waren eindeutig: Das Konzept funktioniert und wird als echte Unterstützung wahrgenommen.“

Fachliche Unterstützung direkt im Alltag

Seit Januar dieses Jahres ergänzt außerdem die Rolle DNP – diensthabende Notfallpflegekraft das Rollenkonzept. Dabei handelt es sich bewusst um erfahrene Pflegefachpersonen mit abgeschlossener Fachweiterbildung Notfallpflege. Ihre Aufgabe: pflegerische Kolleginnen und Kollegen fachlich begleiten, im Arbeitsalltag unterstützen und bei komplexen oder intensivpflichtigen Fällen schnell verfügbar sein. Die DNP übernimmt dabei auch eine Art Supervisionsfunktion – praxisnah, unmittelbar und direkt auf Station. „Die DNP ist vor allem für die Fachlichkeit da“, sagt Mühlenkamp. „Im laufenden Betrieb passiert dadurch ganz viel Ausbildung direkt im Alltag. Sie erkennt Versorgungslücken, unterstützt gezielt und hilft dabei, Wissen unmittelbar weiterzugeben.“ 
Besonders wertvoll sei dabei die Flexibilität der Rolle: Die DNP kann dort unterstützen, wo gerade Bedarf besteht – auch bereichsübergreifend. „Wenn irgendwo ein spezielles pflegerisches Problem auftaucht, geht die DNP direkt hin und unterstützt. Das entlastet unsere EPIC-Rolle enorm und stärkt gleichzeitig die pflegerische Versorgung.“ Alle DNP nehmen darüber hinaus regelmäßig an notfallrelevanten Fortbildungen teil. So bleibt das Fachwissen aktuell und fließt unmittelbar in die Praxis zurück.

Schnellere Wege, bessere Orientierung

Was zunächst als organisatorische Idee begann, ist heute „ein Selbstläufer“ im klinischen Alltag der INA. Entscheidungswege sind kürzer geworden, Verantwortlichkeiten eindeutig definiert und Ansprechpersonen jederzeit sichtbar. „Gerade in Notfallsituationen braucht es feste Rollen“, betont Kümpers. „Wenn Situationen besonders herausfordernd werden, muss sofort erkennbar sein: Wer entscheidet? Wer koordiniert? Wer unterstützt? Diese Orientierung hilft uns enorm.“

Auch innerhalb des Teams haben die Rollen für mehr Struktur gesorgt. Zuständigkeiten müssen nicht jedes Mal neu abgestimmt werden; Abläufe greifen schneller ineinander. Gleichzeitig bleibt Raum für Flexibilität – weil das Konzept gemeinsam entwickelt wurde und stetig weitergedacht wird. 

„Jedes Mal, wenn wir eine Idee haben, stellen wir sie dem Team vor – und dann schauen wir gemeinsam, ob es was für uns wäre und, wenn ja, wie wir es in den Alltag integrieren können“, beschreibt Mühlenkamp den Prozess. „Dass die Rollen so gut angenommen werden, liegt auch daran, dass viele Kolleginnen und Kollegen sie mitgestaltet haben.“